242018Apr

Nel corso degli anni, la Posta Elettronica Certificata si è molto diffusa in Italia e viene utilizzata da tutte o quasi le realtà aziendali.

Secondo l'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) le caselle PEC sono quasi 9 milioni in tutta Italia e, nel bimestre gennaio-febbraio 2018, sono stati inviati 297.114.421 messaggi. 

Come conservare correttamente le PEC

Che cosa è la PEC?

PEC è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata. 

La PEC consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).

La PEC è  valida agli effetti di legge e, in caso di contenzioso, garantisce l'opponibilità del messaggio. 

Questo strumento è "Certificato" poichè: 

  • il mittente ha una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati
  • il mittente ha anche la ricevuta di avvenuta consegna (o mancata consegna)
  • sia per la spedizione che per la consegna vi sono anche i riferimenti temporali che attestano data e ora delle due operazioni.
Le PEC devono essere monitorate

La Posta Elettronica Certificata deve essere monitorata quotidianamente. Anche per evitare sanzioni per i messaggi di PEC non letti -sanzioni che vanno da 200 a 2000 euro-.

Molte aziende non monitorano costantemente la PEC. La motivazione è che, controllare la PEC, risulta meno naturale rispetto al controllo della posta elettronica "standard". Inoltre, se non configurata sul proprio client di posta, è più laborioso controllare la PEC poiché ci si deve collegare al portale del gestore.

Conservi la PEC nel modo giusto?

La conservazione della PEC è molto importante per il valore di prova legale attribuitole dalla legge. La PEC può diventare determinante per l'azienda in caso di contenzioso, accertamenti tributari, procedure concorsuali, e così via. E’ l’equivalente della cartacea raccomandata con ricevuta di ritorno.

Per capire se conservi la PEC nel modo giusto è sufficiente rispondere a tre domande: 

  • question
    Conservi la PEC per 10 anni?
  • question
    Hai il certificato che garantisce la data in cui è stato generato e l'autenticità del contenuto?
  • question
    Conservi le PEC a norma con la conservazione sostitutiva?

Meno del 10% delle aziende conserva la PEC a norma di legge.

Essendo la PEC un documento aziendale deve essere conservato per 10 anni. Inoltre, essendo un documento elettronico, deve essere garantita la data in cui è stato generato e l'autenticità del contenuto. 
 

Poichè il certificato scade (in genere ha durata annuale) la PEC deve essere archiviata con la conservazione sostitutiva. Diversamente, una volta scaduto il certificato, la PEC avrà la valenza di una normale email..

La conservazione non deve essere cartacea, ma solo digitale.

La stampa di un messaggio di PEC con le relative ricevute di accettazione e consegna non vale come prova legale di avere inviato determinate comunicazioni o di averle inviate entro una certa scadenza. Allo stesso modo, la stampa di un messaggio di PEC ricevuto non vale come prova legale che lo stesso provenga dal mittente.
La prova legale è data solo ed esclusivamente dalla firma elettronica del gestore di PEC, che viene apposta come “sigillo” elettronico sia sui messaggi ricevuti, sia sulle ricevute di accettazione e consegna dei messaggi inviati.

Cosa si deve conservare delle PEC inviate?

Si deve conservare la “ricevuta di consegna completa”. Tale ricevuta contiene tutti gli elementi che garantiscono la conservazione nel tempo, ovvero il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml che contiene al suo interno tutte le informazioni necessarie (identificato id del messaggio PEC, la consegna e chi ha spedito la PEC).

A questo punto avrai capito se la tua azienda conserva la PEC in maniera corretta o no.

Se non stai procedendo in maniera giusta (e vuoi adeguarti affinchè le PEC mantengano il loro valore legale), contattaci! Abbiamo la soluzione per conservare le PEC nel modo appropriato.