Conservazione documenti – vantaggi per le imprese
Le norme sulla conservazione di documenti elettronici offrono fondamentali vantaggi e opportunità a tutte le Aziende. Nel quadro normativo di riferimento sono chiariti numerosi aspetti relativi alla conservazione sostitutiva dei documenti aziendali, con particolare riguardo ai documenti analogici basati su archivi cartacei (es: fatture, ricevute). In questo contesto normativo viene inoltre fornito un quadro molto positivo che permette di realizzare efficienze economiche e organizzative di sicuro interesse per le aziende.
La nostra società è da anni attenta all’evoluzione della normativa relativamente agli aspetti della conservazione sostitutiva e spedizione dei documenti aziendali; siamo in grado di offrire la giusta soluzione per la gestione dei documenti, completamente integrabile in qualunque Sistema Informativo.
Conservazione documenti – funzioni
La conservazione sostitutiva ricopre diverse funzioni all’interno dei processi organizzativi e produttivi di un’azienda. Le principali funzioni sono:
- Archiviazione elettronica dei documenti attivi e passivi (anche con modalità sostituiva della carta) con riconoscimento del codice a barre, funzioni di Form Recognition e OCR
- Spedizione multicanale dei documenti: e-mail, fax, ecc.
- Firma digitale a norma di legge
- Conservazione documenti contabili ed elettronici con valore legale e fiscale
- Visualizzazione, stampa, trasmissione via fax e inoltro via e-mail dei documenti integrandosi con le applicazioni esistenti come ad esempio l’integrazione con Active Directory di Microsoft o l’integrazione per ambiente IBM AS/400 in emulazione 5250
- Gestione via WEB dei documenti archiviati attraverso un normale browser
- Ambiente completo e performante per la gestione delle normali operazioni quotidiane relative ai documenti.
La nostra divisione è in grado di effettuare una analisi delle esigenze e di seguire ogni passo nell’integrazione del progetto con le procedure, senza creare disservizi e ottimizzando sia il lavoro in azienda ed i costi legati ai processi documentali.