Fattura elettronica: che cosa è?

Che cosa sia una fattura lo sappiamo tutti! La fattura è un documento fiscale obbligatorio emesso da un soggetto fiscale per comprovare l’avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi ed il diritto a riscuoterne il prezzo. L’operazione di emissione di una fattura prende il nome di fatturazione.

La fattura deve essere emessa in duplice copia: l’originale deve essere consegnato al cliente e la copia deve essere conservata per almeno 10 anni.

Con il termine “fattura elettronica” si intende una fattura che viene emessa in formato digitale.  La Direttiva IVA 2010/45/EU sancisce la parità di trattamento per fatture elettroniche e fatture cartacee, considerandole alla stessa stregua per l’autenticità della provenienza, integrità del contenuto e leggibilità nel tempo grazie alla firma digitale.

Ovviamente la fattura elettronica non può essere vista come la versione digitale della classica fattura cartacea. Infatti non si tratta semplicemente di scansionare la fattura cartacea e creare un PDF. E’ un processo più completo e strutturato, che richiede anche degli standard da rispettare -ad esempio formato digitale XML per le fatture verso la PA-.

Secondo AgID, Agenzia per l’Italia Digitale, l’autenticità e l’integrità della fattura elettronica sono garantite:

• dalla presenza della firma elettronica di chi emette la fattura;

• dalla trasmissione della fattura ad uno specifico Sistema di Interscambio (SDI).

Fatture verso la Pubblica Amministrazione

La definizione ufficiale di Fattura verso la PA è la seguente: “la Fattura PA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del  Sistema di Interscambio”.

Un Sistema di Interscambio è la piattaforma che:

• trasmette la fattura elettronica dal fornitore alla Pubblica Amministrazione;
• trasmette le notifiche relative alle attività svolte alla Pubblica Amministrazione e al fornitore;
• consente al Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) il Monitoraggio della Finanza Pubblica.

Il 6 giugno 2014 è scattato l’obbligo di emettere fatturazione elettronica per la PA; successivamente, il 31 marzo 2015, questo obbligo è stato esteso a tutto l’organico delle PA e ai loro fornitori. Perciò, quando si parla di fatture verso la Pubblica Amministrazione, si parla sempre e unicamente di fatture elettroniche.

La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:

• le fatture sono strutturate secondo il linguaggio standard XML (eXtensible Markup Language). Questo formato è l’ unico accettato dal Sistema di Interscambio.
• le fatture sono firmate digitalmente da chi le emette. Questa firma elettronica garantisce l’ autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto.
• la fattura deve essere conservata a fini fiscali solo in formato digitale
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

I vantaggi della fatturazione elettronica

La fattura elettronica consente notevoli risparmi. Osservatori.net stima che il formato elettronico faccia risparmiare fino a 8,5 euro a fattura. Questa può anche essere considerata una stima conservativa poiché alcuni parlano di un risparmio fino a 12 euro per fattura.

Ad esempio, se un’azienda emette 1000 fatture in un anno, il risparmio economico complessivo è in media di 8.500 euro.

Il risparmio è dovuto a una serie di fattori:

• materiali, per la minore quantità di carta, toner, stampanti, etc
• spazi di stoccaggio, per gli archivi passati, presenti e futuri
• risorse umane, poichè sono necessarie minori attività manuali come ad esempio la stampa e l’imbustamento. Ma anche un risparmio nella gestione con il cliente, ad esempio per capire se la fattura è arrivata, quando (e se) verrà pagata, …
• costi standard per la produzione di fatture (che variano a seconda se la fattura viene spedita via posta, consegnata a mano o inviata via email/PEC)

Grazie al processo digitale si riduce anche le possibilità di errore.

Non meno importante, la fatturazione elettronica ha anche un notevole impatto ambientale.

Quale soluzione adottare per la fatturazione elettronica verso la PA?

Abbiamo capito che la fatturazione elettronica comporta una serie di benefici. E che comunque, se dobbiamo emettere fattura alla Pubbblica Amministrazione, la fattura elettronica è l’unica soluzione possibile e accettata.

Volenti o nolenti, ci si deve adeguare!

Abbiamo perciò pensato ad una soluzione modulare, facile ed intuitiva.

Il software individuato offre un servizio completo e immediatamente utilizzabile che consente:

1. Fatturazione Elettronica verso la PA
2. Conservazione sostitutiva a norma di legge
3. Archiviazione documentale

Come funziona il processo di fatturazione elettronica?

Il processo si articola in 4 fasi:

1. Inserimento dati fattura: compili la tua fattura elettronica su un portale online. Tutto ciò che devi fare è immettere i dati della tua fattura in un modulo che riproduce una normale fattura cartacea. Una volta compilata la fattura basterà verificarne il contenuto, generando un’anteprima e, se tutto è a posto, cliccare su Invia.

Nel caso in cui, invece, si abbia già il file in formato XML, è sufficiente caricare il file sul portale.

2. Elaborazione fattura elettronica

Viene generata la fattura elettronica nel formato previsto dalla normativa. Il sistema effettua un test di conformità e viene apposta la firma digitale sulla fattura elettronica.

3. Invio alla Pubblica Amministrazione

La fattura elettronica viene inviata al Sistema di Interscambio (Sdi) e inoltrata alla Pubblica Amministrazione.

Vengono gestiti gli esiti della trasmissione e di tutte le notifiche del Sdi e della Pubblica Amministrazione. Appena la PA riceverà la fattura, verranno notificati gli stati di avanzamento dell’Sdl e della PA e gli eventuali azioni correttive.

4. Conservazione a Norma

Le Fatture elettroniche PA in formato XML vengono direttamente estratte e conservate digitalmente. Le fatture elettroniche e le relative notifiche ricevute sono conservate a norma per 10 anni.

E’ sempre possibile consultare online tutti i tuoi documenti inviati alla Pubblica Amministrazione.

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